Wprowadzanie książek

Okno służące do wprowadzania książek jest najbardziej skomplikowanym oknem edycyjnym w programie BIBLOS. W punkcie tym zostaną omówione elementy okna, które nie są oczywiste i mogą nastręczyć pewnych trudności mniej zaawansowanym użytkownikom.

pola: sygnatura i numer inwentarzowy

Pola te są obowiązkowe tzn. nie można ich pozostawić niewypełnionymi. Jeśli klikniemy na przycisk po ich prawej stronie (autom.), to ich wartość zostanie określona automatycznie wg zasady: największy, ostatni numer inwentarzowy +1. Sygnatura zostanie określona automatycznie tylko wtedy, gdy zastosowaliśmy konwencję liczbową (sygnatura jest liczbą bez liter).

klucz tematyczny

Klucz tematyczny to pozycja książki w drzewie tematycznym biblioteki. Drzewo takie możemy edytować klikając na przycisk zmień, który znajduje się po prawej stronie pola. Więcej informacji w punkcie Klucz tematyczny.

słowa kluczowe

Do każdej książki przyporządkować można wiele słów kluczowych, ułatwiających wyszukiwanie pozycji w rejestrze książek. Zaleca się wprowadzanie słów kluczowych za pomocą przycisku zmień. Ręczne wprowadzanie słów kluczowych może przyczynić się do powstania trudno diagnozowalnych błędów przy wyszukiwaniu.

jednostka ewidencyjna

Możemy określić czy wprowadzana pozycja jest książką, kasetą czy inną jednostką. Oczywiście istnieje możliwość późniejszego wyszukiwania i filtrowania po jednostce ewidencyjnej. Domyślna jednostka ewidencyjna dla nowo wprowadzanych pozycji, jest ustawiana w Zakładka ''Ogólne'' programu. Po wybraniu jednostki, automatycznie ustawia się (lub pozostaje nieustawiona) flaga Nie podlega inwentaryzacji zależy to od identycznej flagi przyporządkowanej danej jednostce ewidencyjnej w oknie jednostek ewidencyjnych. Można ją jednak zmienić ręcznie robiąc w ten sposób wyjątek od reguły. Np. wszystkie książki podlegają inwentaryzacji ale akurat ta, którą aktualnie wprowadzamy ma nie być inwentaryzowana z jakichś szczególnych powodów. Więcej informacji znajdziesz w rozdziale Jednostki ewidencyjne.

przed denominacją

Flaga ta informuje program, żeby kwotę zakupu traktował jako kwotę sprzed denominacji - we wszystkich raportach i zestawieniach należy więc ją uwzględnić po podzieleniu przez 10000.

Na ostatniej zakładce znajdują się pola dodatkowe i specjalne (w żółtych ramkach).

pole dodatkowe

Pole to nie ma określonej funkcji - każda biblioteka może je użyć do własnych zastosowań. Jest to pole tekstowe.

flagi książka wypożyczona i brak w zbiorach

Flagi te zmieniają się automatycznie, np. w wyniku wypożyczenia lub przyjęcia książek. Dlatego ich zmiana w tym oknie w 99% nie powinna mieć miejsca. Co więcej, może się przyczynić do utraty integralności bazy danych (np. gdy w sposób nieuzasadniony wyczyścimy flagę informującą o wypożyczeniu książki). Istnieją jednak sytuacje, w których zmiana powyższych flag może być przydatna. Np. użytkownik zgłosił, że zagubił książkę. Został utworzony ubytek dla danej książki, a ona sama została oznaczona statusem "brak w zbiorach". Niemniej po jakimś czasie książka się znalazła i czytelnik ją zwraca. Można wtedy skasować dany ubytek i wyczyścić flagę brak w zbiorach, by książkę znów można było wypożyczać.

Użycie flagi książka wypożyczona jest konieczne w jeszcze rzadszych przypadkach - najczęściej związanych z utratą integralności bazy danych. Np. użytkownik książkę oddał - mamy ją na półce z w jakichś względów flaga ta pozostaje zapalona (mimo że przyjęliśmy ją od użytkownika). Tak jak już wspomnieliśmy, sytuacja ta zdarza się jednak niezmiernie rzadko (kilka przypadków w ciągu 3 lat w grupie kilkuset użytkowników programu) - nowoczesny motor bazy danych zabezpiecza skutecznie przed takimi przypadkami.

Tematy pokrewne:

Seryjne wprowadzanie książek

Klucz tematyczny