Proces inwentaryzacji

Proces inwentaryzacji rozpoczynamy z okna Rejestru inwentaryzacji (dostępne z menu: Narzędzia biblioteki/Inwentaryzacje), klikając przycisk Dodaj. Proces polega na wprowadzaniu kolejnych numerów inwentarzowych książek dostarczonych z magazynu biblioteki. Program zakwalifikuje książkę do odpowiedniej grupy. Proces odbywa się w oknie przedstawionym poniżej:

Numer inwentarzowy książki należy wprowadzić do pola edycyjnego Nr inwentarzowy i nacisnąć klawisz ENTER. Jeśli książka zostanie odnaleziona w bazie danych, po prawej stronie pojawi się sygnatura, autor i tytuł książki. Jednocześnie program zaklasyfikuje wstępnie książkę do którejś z poniższych grup. Propozycja zaklasyfikowania danej książki ukaże się w postaci niebieskiej lub czerwonej strzałki. Aby potwierdzić zaklasyfikowanie książki należy kliknąć przycisk Akceptuję.

Obok nazwy każdej grupy znajduje się liczba książek przydzielonych do danej grupy oraz przycisk umożliwiający przeglądanie numerów inwentarzowych książek przydzielonych do danej grupy:

Książka może być zakwalifikowana do jednej z następujących grup:

W magazynie - książka znajduje się zgodnie z założeniem w magazynie

Nowe - książka nie została odnaleziona w bazie danych i zostanie zinwentaryzowana jako książka nowa.

Błędnie określone jako wypożyczone - ponieważ, tak jak już wspomniano, inwentaryzowane powinny być te książki, które znajdują się w magazynie nie powinna zdarzyć się sytuacja, że któraś z wprowadzonych książek zaznaczona jest w bazie jako wypożyczona. Jeśli tak jest program odnotuje to i doda daną książkę do tej kategorii.

Błędnie uznane za zaginione - jeśli książka w bazie danych jest oznaczona jako "brak w zbiorach", a mimo to zostanie odnaleziona w magazynie to trafia do tej grupy.

Wypożyczone - w grupie tej znajdują się wszystkie te książki, które oznaczone są w bazie jako wypożyczone. Program automatycznie uzupełnia tę grupę.

Usunięte z listy zinwentaryzowanych - mogło się tak zdarzyć, że pomyliliśmy się wpisując numer inwentarzowy książki i z rozpędu potwierdziliśmy inwentaryzację wpisanej książki. Gdy zauważyliśmy pomyłkę możemy usunąć książkę z danej grupy. Zostanie to jednak odnotowane w grupie książek usuniętych.

Po zinwentaryzowaniu wszystkich książek, w oknie tym można zakończyć inwentaryzację klikając przycisk Zakończenie inwentaryzacji.